Firma Exemplu SRL cumpara marfa de la furnizori interni si externi. La primirea marfurilor, pe baza facturii de la furnizor, se intocmeste o receptie. Pretul de stoc al marfii este pretul de intrare. Descarcarea marfurilor de pe stoc se face prin vanzare directa la clienti sau prin transfer catre magazinul propriu. Metoda de descarcare este FIFO ( primul intrat primul iesit ).

Sa presupunem ca in data de 06 ianuarie 2008, primim urmatoarele doua facturi de la furnizori :

Aceste doua facturi vor fi inregistrate in sistem, si pe baza lor se va actualiza stocul, vom tipari receptiile de marfa, soldul balanta si fisa furnizorilor se va modifica cu valoarea facturilor, jurnalul de TVA se va completa si se vor generea contarile specifice in modulul de contabilitate. Toate aceste in mod automat.

Pentru inregistrarea facturilor primite se apasa butonul indicat in captura de mai jos :

Sistemul intra in lista facturilor primite pe luna de lucru. Initial aceasta lista este goala. Se apasa butonul ADAUGA ( sau tasta INSERT de pe tastatura ), si se trece la completatrea datelor din antet.

Antetul facturii cuprinde date despre furnizor, data si data scadenta, serie si numar. Sistemul genereaza un numar intern automat ce reprezinta numarul receptiei. Acest numar poate fi schimbat de catre operator, el incrementandu-se de la o receptie la alta.

Datele referitoare la delegat, auto etc.... nu sunt obligatoriu de completat. Sistemul va cere datele ce sunt necesare.

Pentru alegerea furnizorului exista doua modalitati : Primul ar fi sa stim codul si sa il introducem in casuta indicata. Pe baza codului programul identifica furnizorul si aduce datele despre el. Aceasta metoda poate fi utila cand avem putini furnizori pentru ca mareste viteza de lucru. Al doilea mod este sa introducem primele litere de la numele furnizorului si apoi sa apasam tasta TAB sau SAGEATA JOS ( practic sa iesim din campul respectiv ).

Programul va deschide o fereastra in care sunt afisati furnizorii al caror nume incepe cu sirul de litere introdus. Alegem partenerul dorit din lista si apasam tasta OK.

Dupa completarea antetului de la factura programul va afisa urmatoarea fereastra in care va trebui sa adaugam pe rand articolele cumparate. Adaugam un articol nou apsand butonul indicat sau tasta INSERT.

Ca si in cazul alegerii unui partener, articolul putem sa il alegem, fie introducand codul lui , fie inceputul denumirii.

Daca am introdus inceputul denumirii, sistemul va afisa lista articolelor care satisfac aceasta conditie. Il selectam pe cel dorit si apsam OK.

In continuare completam cantitatea si pretul, apoi apasm OK. Programul calculeaza automat toate valorile necesare.

Primul articol a fost introdus. Continuam in mod identic cu celelelalte articole din receptie.

In final receptia va arata asa. Se verifica sumele sa fie egale cu cele de pe factura primita, apoi se poate tipari.

In mod identic procedam si cu a doua factura de la furnizorul BECUS SRL. In final ea va trebui sa arate astfel.

Dupa ce inchidem si cea de doua factura in ecranul facturilor primite vom avea urmatoare lista :

Sa urmarim acum efectul produs de introducerea acestor facturi in sistem :

Stocurile, balanta analitica pe produse si fisa de magazie.

Intram in balanta stocurilor apsand butonul indicat mai jos :

Dupa cum se vede in situatia de mai jos, cantitatile intrate din receptii se regasesc pe coloana a-doua, si, adunandu-se la stocul de inceput de luna ne da stocul actual ( ce marfa avem in acest moment in depozit ). Se observa ca coloana "Iesit" are doar valori nule deoarece inca nu s-au introdus vanzarile.

Daca dorim sa vedem componenta soldului dam dublu-click pe un articol. Programul ne va cere depozitul pentru care dorim sa vedem fisa de magazie, apoi perioada.

In continuare va fi afisata fisa de magazie pentru acel articol. Dupa cum se vede componenta soldului de 1180 de bucati, provine din 1150 aflate pe stoc la inceputul lunii la care se adauga 30de bucati intrate prin factura 132002.

Situatia facturilor catre furnizori neachitate ( soldul contului 401 )

Pentru aceasta situatie actionam butonul de mai jos:

Selectam perioada pentru care dorim sa vizualizam aceasta situatie :

Apoi obtinem situatia la zi a facturilor neachitate :