In multe cazuri este importanta urmarirea cheltuielilor si veniturilor pe centre de profit. Acestea dau o situatie exacta asupra rentabilitatii unor activitati fata de altele. Daca in cazul cheltuielilor directe, lucrurile sunt clare, in cazul cheltuielilor comune acestea se complica. Trebuie sa existe modalitati de repartizare a acestora pe centrele de profit urmarite. Sa exemplificam cu o firma care are o activitate bazata pe lucrari. Fiecare lucrare se va constitui intr-un centru de profit ( nerepartizabil ). Consumurile de materii prime si materiale vor fi legate direct de fiecare lucrare in parte. Cheltuielile auto se vor repartiza functie de km parcursi pentru fiecare lucrare in parte. Alte cheltuieli comune, de exemplu cele de sectie, cele administrative ( pe intreaga  unitate ) vor fi repartizate manual pe baza de procente. Cheltuielile cu salariile pot fi directe - functie de un pontaj bazat pe ore lucrate la fiecare lucrare, dar si indirecte : exemplu salariul sefului de sectie sau al directorului.

In final trebuie sa obtinem o situatie cu toate lucrarile ( centre de profit nerepartizabile ), si cu cheltuielile aferente ( inclusiv cele indirecte ). Suma acestor cheltuieli trebuie sa fie egala cu suma rulajelor debitoare ale conturilor de sase. Pentru a culege cheltuielile indirecte se vor constitui alte centre de profit ( repartizabile ) - de exemplu cheltuieli generale, apoi acestea vor fi repartizate pe lucrari.

Pentru a activa lucrul cu modulul de centre de profit, introducem configurarea :

Definirea centrelor de profit se face in nomenclatorul centrelor de profit de pe felia "Centre de profit".

Introducerea unui centru de profit "Nerepartizabil". Centrele de profit nerepartizabile sunt centrele de profit principale, pentru care se doreste aflarea cheltuielilor si a veniturilor. Este important de setat corect acest flag, pentru ca functie de el se face selectia.

Centrele de profit ( colectare ) repartizabile, sunt acele centre care colecteaza diverse cheltuieli, apoi intreaga lor valoare este repartizata pe centrele de profit principale ( lucrari in cazul nostru ),  functie de un anumit criteriu, sau manual. Pentru ca in final suma cheltuielilor de pe centrele de profit nerepartizabile sa fie egala cu suma conturilor de sase, este absolut necesar ca toata valoarea colectata pe centrele repartizabile sa fie repartizate pe lucrari.

Sa presupunem ca in final lista centrelor de profit arata astfel :

Colectarea cheltuielilor pe centrele de profit se face in modulele de introducere acte, prin alegerea centrului de profit.

Dupa colectare aceste cheltuieli ( si venituri ) ajung in balanta conturilor pe centre de profit astfel :

Dupa cum se vede, fiecare cont de cheltuiala si venit are alocat un centru de profit. In final pe noi ne intereseaza doar ce profit am obtinut pe cele doua lucrari ( centre de profit nerepartizabile ). De aceea toate celelalte sume vor trebui repartizate pe aceste doua lucrari. Totalul cheltuielilor este de 7.078,46 RON, si a veniturilor este de : 1.863,60. Aceste cheltuieli vor trebui sa le regasim pe centrele de profit principale ( nerepartizabile ). Ceea ce inseamna ca toate cheltuielile repartizabile vor trebui distribuite intre cele doua lucrari ( in acest caz ).

Sa vedem ce valoare trebuie sa repartizam. Vom selecta in balanta doar centrele de profit repartizabile. Suma cheltuielilor este 4.679.46 RON :

Sa vedem cum se face acest lucru. Vom folosi schema de repartizare manuala si procentuala. Adica suma colectata pe fiecare centru de profit repartizabil, se va imparti pe centrele de profit principale ( cele doua lucrari in cazul de fata ) functie de un procent stabilit si introdus manual.

Dupa cum se vede alegem centrul de profit pe care  vrem sa il repartizam, precum si schema de repartizare. Nu vom insista despre altfel de scheme de repartizare decat cea manuala, deoarece acestea de regula sunt specifice fiecarei firme. Amintim doar ca cheltuielile cu masinile se pot repartiza functie de kilometrii parcursi pentru anumite lucrari, si ca pot fi repartizate cheltuieli functie de rulajele unor conturi.

Campul "coloana", se refera la coloana pe care va ajunge cheltuiala pe situatia comparativa. Daca pe situatia finala am avea o coloana pentru fiecare cont de cheltuiala, aceasta situatie ar fi greu de citit de catre multi manageri (!?). De aceea anumite conturi de cheltuiala pot fi cumulate pe o singura  coloana. De exemplu nenumaratele conturi de cheltuieli aferente salariilor pot si cumulate pe coloana "Cheltuieli cu manopera". In acest fel, situatia devine mai lesne de inteles.

Dupa confirmare se da OK pe inregistrarea nou aparuta si adaugam lucrarile pe care repartizam cheltuiala, si procentul repartizat. In final suma procentelor trebuie sa fie 100, in cazul repartizarii procentuale. Daca nu se doreste o repartizare procentuala, suma nu trebuie sa fie 100, iar repartizarea se va face procentual.

Dupa ce adaugam toate centrele de profit repartizabile, dam "Calcul toate" si sistemul va genera repartizarile. Verificam ca suma repartizata este egala cu suma cheltuielilor pe centrele de profit repartizabile obtinuta in balanta. In acest caz avem egalitate. Daca nu am avea inseamna ca am uitat sa repartizam un centru de profit.

Pentru distributia cheltuielilor directe pe situatii comparativa, va trebui sa definim o legatura intre conturile de 6xx si 7xx si coloanele situatiei comparative.

Se observa ca coloana cu indice 1 apare de doua ori, dar o data se refera la cheltuieli si a doua data la venituri.

Mergem in situatia comparativa si dam pe buton dreapta de mouse functia : "Calcul situatie comparativa". Sistemul calculeaza situatia apoi, putem apela situatia centralizata pe lucrari cu centre de profit nerepartizabile. Sumele ar trebui sa fie egale cu cele din balanta ( cheltuieli si venituri).