Pentru o evidenta strica a documentelor, este importanta inregistrarea lor la intrarea in societate. Ele primesc in acel moment un numar unic de inregistrare, si sunt stocate automat in baza de date a sistemului. Daca documentul vine pe suport de hartie ( scrisoare, fax ), el se va scana si aceasta copie scanata a lui va fi memorata in baza de documente. Daca vine in format electronic, el va fi memorat direct in baza de documente, pastrandu-se si informatia de cale. Un document poate fi compus din mai multe fisiere - exemplu un contract ce vine prin posta si are mai multe pagini.  Totodata documentului i se atasa numarul de inregistrare si va fi indosariat in dosarul selectat in ordinea numarului. In acest fel ragasirea lui va fi simpla. Se va cauta in baza de date functie de anumite criterii de selectie, apoi se va vizualiza si pe baza numarului poate fi gasit fizic in dosar. Daca se va vrea doar o copie el va fi tiparit direct din calculator.

Pentru functionarea acestui modul trebuie facute urmatoarele configurari si setari :

SERVER

Se stabilieste calculatorul care va fi serverul de  documente ( trebuie sa fie cu Windows ). Se incarca baza de date "firma0/doc0.sql" intr-o baza de date ce se va chema lafel cu baza de date mare urmata de "_doc". Daca baza se numeste "firma2", baza de documente se va numi "firma2_doc".

Se intra in program si se introduc urmatoarele configurari :

NUMEDOC firma2_doc

IPDOC  192.168.0.99   -> indica adresa de ip a servarului de documente pentru baza de date; nu se va folosi 127.0.0.1, deoarece aceasta configurare este folosita de toate calculatoarele

USERDOC  admin

PASSDOC  123456

IPFTPSERVER  192.168.0.99   -> indica adresa de ip a servarului de ftp; nu se va folosi 127.0.0.1, deoarece aceasta configurare este folosita de toate calculatoarele

CALEFTPSERVER firma2/docrsoft/ftp  -> este calea de pe calculatorul server unde vor fi copiate fisierele inainte de memorarea in baza de date. Pentru functionarea corecta trebuei sa existe si subdirectorul "firma2/docrsoft/ftpr".

DRIVEFTPSERVER  F:  -> indica drive-ul care, impreuna ce calea de mai sus, indica locul unde vor fi salvate fisierele  !! Trebuie sa coincida cu drive-ul unde se gaseste fisierul "ftpserver.exe" ( deocamdata )

Se lanseaza apoi in executie fisierul "ftpserver.exe" .

CLIENT

Se intra apoi in meniul "Statii de lucru client"

Se seteaza pentru fiecare client in parte calea unde vor fi memorate temporar document. Tot aici, fisierele vor fi descarcate in vederea modificarii lor.

Adaugare unui nou document se face adaugand butonul ADAUGA din lista documentelor. Sistemul ne va cere sa specificam clasificare in care se va incadra, apoi dosarul in care va fi stocat. Dupa introducerea acestor date, va aparea urmatoarea fereastra :

Unui document i se pot atasa mai multe fisiere, fie selectandu-le de pe hardisck-ul calculatorului, fie scanandu-le direct :

Adauga Fisier existent - programul va deschide o fereastra sistem in care vom putea selecta fisierul dorit pentru a fi atasat documentului. La intrare, fisierul va primi un numarul de  versiune 1, si va fi copiat in baza de documente.

Scanare - programul va deschide o fereastra de scanare apoi va cere numele fisierului si va fi salvat pe calculator, apoi va fi copiat in baza de documente.

Vizualizare - programul va deschide fisierul selectat, cu programul specific extensiei atasate, considerand ca vrem doar sa-il vizualizam.

Descarca pentru modificare / Salveaza fisier modifcat - programul va deschide fisierul selectat, cu programul specific extensiei atasate, generand o noua linie identica in tabel  dar cu un numar de versiune marit cu unu. Noul fisier modificat va fi si el inregistrat in baza de date, pastrandu-se insa fi fisierul originar.

Sterge Fisier - programul va sterge fisierul selectat atat din lista cat si din baza de documente.