Firma Exemplu SRL este o firma ce a avut activitate si in trecut, asa ca la 01 ianuarie 2008 soldurile initiale ale contuirilor aratau ca in figura de mai jos :

Dupa cum se observa, unele conturi au desfasurarea soldurilor functie de parteneri ( cleinti - 4111 sau furnizori - 401 ), altele functie de terti ( 542 ). Pentru aceste conturi vor trebui  introduse soldurile pe analitice distincte pentru a putea urmari in timp soldurile pe firme sau terti. La aceste conturi sistemul ERP va cere informatiile suplimentare necesare. Balanta analitca de lucru va contine in mod normal doar contul 4111 ( de exemplu). Insa, sistemul ne va cere clientul pentru orice operatiune legata de acest cont, astfel incat sa poata furniza oricand balanta analitica pe fiecare client in parte.

Introducerea balantei intiale se face selectand functia indicata mai sus, din modulul Contabilitate. Sistemul genereaza o balanta initiala pentru fiecare luna deschisa. Poate fi modificata direct doar balanta initiala pentru prima luna de lucru cu acest sistem. Sistemul permite vizualizarea balantei initiale pentru orice luna deschisa, de aceea ne pune sa selectam luna dorita.

Selectam functia "Adauga o inregistrare noua" pentru a introduce sumele debit si credit ale unui anumit cont. Pentru situatia in care se incepe lucrul cu programul in luna ianuarie a anului, se vor introduce doar campurile de "Solduri de inceput de an". Daca se incepe lucru cu orice alta luna, este necesar a se introduce atat "Solduri de inceput de an", cat si "Total sume precedente". Pentru conturile simple, ce nu necesita legarea de un partener, de un tert sau de un centru de profit ( conturile de 6xx si 7xx ), sunt suficiente aceste date.

In cazul ca un cont presupune legarea de un partener ( client sau furnizor ), programul va cere informatii suplimentare legate de identificarea partenerului, precum si alte date referitaoare la soldul respectiv. Daca soldul pe un partener provine din mai multe facturi diferite, se vor introduce mai multe inregistrari. In acestea se vor specifica numarul, seria, data si data scadenta a facturii ( pentru a pute fi urmarita in scadentare ).

Pentru fiecare din aceste inregistrari, sistemul va genera un act ( exemplu : Factura initiala emisa, Factura initiala primita ), ce vor putea fi accesate in modulul de incasari / plati;

Daca contul ales impune legarea de un tert, programul va deschide automat "felia" corespunzatoare si va impune selecatrea unuia din lista.

In final balanta initiala, ar trebui sa arate astfel :

Daca sumele nu sunt egale ( debit = credit ), se reverifica soldurile introduse. Exista posibilitatea de a fi sarit un cont, sau de a fi gresit o suma.