Emiterea de comenzi multiple, catre furnizori diversi

In mod normal comenzile catre furnizori se emit in urmatorul mod: se adauga o comanda catre un furnizor, se cere necesarul de comandat pentru o lista de articole (selectate pe baza clasei, subclasei, producatorului etc...), apoi se stabileste cantitatea de comandat functie de necesarul comandat si alte criterii ( ex. bonusuri pentru volum,  capacitate masina, forme de impachetare ). Articolele vor fi aduse automat in comanda catre furnizor. Aceasta metoda poate fi folosita cu succes in cazul firmelor care au furnizori putini.

Pentru firmele care au multi furnizori, iar acelasi articol poate fi comandat de la mai multi furnizori, functie de pret si termenul de livrare, vom pune la punct un mecanism de emitere de comenzi la mai multi furnizori pornind de la calculul de necesar.

Descrierea mecanismului : Pentru fiecare articol se va intocmi o lista de furnizori posibili din care unul va fi considerat implicit. Dupa cererea necesarului de comandat si stabilirea cantitatilor ce trebuie comandate, se vor stabili furnizorii catre care se va emite comanda, pentru fiecare articol in parte. Programul, va indica initial furnizorul implicit, acesta putand fi reales din lista furnizorilor articolului respectiv. La sfarsit programul va genera automat un numar de comenzi egal cu numarul de furnizori alesi. O prima problema ar putea fi popularea listelor de furnizori pentru fiecare articole in parte. De aceea se vor implementa mecanisme ajutatoare de construie automata a listei. De exemplu, la fiecare factura primita programul va adauga automat in lista tuturor articolelor receptionate, furnizorul de pe act. De asemenea, se pot gandi mecanisme de populare a listei de furnizori pe clase de articole.

Pornim de la urmatoarea situatie a stocului :

Dupa cum se observa, nu exista articole pe stoc, iar necesarul de comandat se reflecta in coloana indicata. Necesarul de comadat a fost calculat pe baza comenzilor de la clienti. Pentru emiterea comenzilor vom intra in modulul "Comenzi emise" din ecranul principal :

Programul va afisa lista tuturor comenzilor catre furnizori, din luna de lucru. Se selecteaza butonul de "Necesar" aflat in partea de sus a ecranului:

Sistemul va deschide o fereastra in care se vor preluca toate datele pentru emiterea de comenzi catre furnizori :

In mod automat sistemul va aduce pentru fiecare articol, furnizorul implicit. Acesta poate fi schimbat de catre operator, functie de diverse criterii : pret, termen de livrare etc... Pentru estimarea valorii comenzilor, sistemul poate aduce preturile de catalog pentru articole ( daca acestea exista in sistem ). Grilele de preturi ( sau discounturi ), memnoreaza pentru fiecare furnizor date legate de reduceri de pret pentru volum. Aceste informatii pot fi importante in determinarea cantitatii de comandat ( ex. necesarul este de 495, dar pentru 500 de bucati discountul acordat este mai mare).

Dupa stabilirea necesarului, se apasa butonul "Adauga in comanda". Sistemul va genera automat cate o comanda pentru fiecare furnizor in parte:

Exista multe variante in care poate  fi realizat acest mecanism. De aceea in timpul analizei pentru implementarea sistemului va trebui sa decideti urmatoarele :

- calculul necesarului, si deci comenzile catre furnizor se vor face pe fiecare gestiune ( ca in exemplificare ), sau global pe toata unitatea? Raspunsul corect la aceasta intrebare este functie de cum vine marfa si se face receptia. Daca marfa vine inital in depozitul central, si apoi pleaca cu bon de transfer catre alte depozite, recomand calculul global al necesarului. Daca, insa, marfa vine separat la fiecare depozit, se va merge pe emiterea de comenzi pentru fiecare gestiune. Si, pentru ca lucrurile sa nu fie simple, exista si varianta mixta.

- modul de calcul al necesarului : aici sunt o multime de factori ce pot inteveni.  Exemplu : viteza de rotatie a stocurilor, numarul de impachetare, discounturi acordate pe volum, capacitatea de transport, capacitatea de stocare, limite impuse de volum, greutate etc... Este greu sa fie stabilite toate elementele de la inceput, de aceea recomandarea mea este sa se inceapa cu cele mai importante, ulterior sistemul urmand a fi perfectionat.

- mecanismul de schimbare a furnizorului : daca de regula nu sunt multe articole de comandat, schimbarea manuala a furnizorului, probabil ca este o solutie potrivita. Daca insa, se lucreaza cu sute de articole, probabil ca se impun metode mai puternice de modificarea a unui furnizor ( ex. functie de clasa articolului).

- o alta problema care poate sa apara este urmatoarea : din diverse motive se doreste a se comanda doar o parte din cantitatea necesara ( lipsa de spatiu de stocare, motive financiare etc..). In acest caz probabil ca ar trebui alese comenzile de la clienti pentru care se face comanda ( functie de temenele de livrare etc...).