Gestionarea activitatii de distributie bazata pe comenzi, cu rezervare generala ( fara a specifica o intrare anume )

• Descrierea activitatii de distributie bazata pe comenzi
• Comenzi de la client. Rezervarea stocului. Stocul disponibil
• Calculul stocului previzional. Stocul de siguranta ( sau aprovizionare). Calculul necesarului. Comenzile catre furnizor
• Inchiderea comenzilor de la furnizor prin receptii
• Facturarea / avizarea comenzilor

Descrierea activitatii de distributie bazata pe comenzi, cu rezervare generala ( fara a specifica o intrare anume )

Activitatea de distributie bazata pe comenzi presupune preluarea comenzilor de la clienti, rezervarea stocului, comanda articolelor catre furnizori si, in final livrarea catre client cu inchiderea comenzii.

Este importanta gestionarea acestor date, pe de o parte pentru a satisface cerintele clientilor, iar pe de alta parte pentru a nu aproviziona excesiv imobilizand resurse si bani.

Sistemul informatic trebuie sa asigure gestionarea urmatoarelor procese :

1. Preluarea si stocarea comenzilor de la clienti. Comenzile vor fi preluate si vor fi considerate neinchise pana in momentul satisfacerii lor. Inchiderea comenzilor ( totala sau partiala ) se face odata cu livrarea articolelor. Sistemul trebuie sa furnizeze in orice moment starea comenzilor.
2. Calculul stocului disponibil. Odata cu preluarea comenilor, articolele vor fi rezervate. Stocul fizic nu este influentat de catre comenzi.
3. Calculul necesarului functie de stocul fizic, comenzile de la client neinchise, comenzile catre furnizor neonorate ( pe drum ) si a stocului de siguranta (de aprovizionare)
4. Emiterea comenzilor catre furnizori functie de necesarul de aprovizionare.
5. Receptionarea articolelor de la furnizori si inchiderea comenzilor emise.
6. Facturarea ( avizarea ) comenzilor de la clienti si inchiderea acestora

Definirea termenilor :

Stoc fizic  = stocul aflat efectiv in depozit

Rezervat = Cantitatea de produs comandata de catre client si neonorata inca

Disponibil = Stoc fizic - Rezervat , adica cantitatea care ar ramne pe stoc in cazul in care comenzile clientilor ar fi onorate complet. El poate fi si negativ, aceasta        insemnand ca o parte trebuie aprovizionata

Comanda furnizori = Cantitatile de produse ce au fost comandate deja catre furnizori, dar nu au sosit inca.

Stoc previzional = Disponibil + Comanda furnizori, este stocul care ar ramne in depozit daca toate comenzile de la clienti si catre furnizori ar fi inchise.

Stoc de siguranta = Stocul care ar trebui sa ramna in depozit, daca toate comenzile de la clienti si catre furnizori ar fi inchise.

Necesar = 0 daca  Stoc previzional>Stoc de siguranta (este deja comandat suficient) sau Stoc de siguranta-Stoc previzional astfel incat stocul sa fie completat pana la Stocul de siguranta

Situatia initiala a stocului este cea din figura de mai jos :

Dupa cum se vede articolele au un stoc fizic provenit din inventarul initial, deocamdata nu existand comanzi de la clienti si nici comenzi catre furnizori ( marfa pe drum ).

1. Comenzi de la client. Rezervarea stocului. Stocul disponibil

Presupunem ca primim doua comenzi de la un client cu urmatoarele produse :

Comanda 1 :

Comanda 2 :

In urma intocmirii comenzilor situatia stocurilor se va prezenta astfel :

Dupa cum se observa stocul fizic a ramas neschimbat, rezervarile au crescut cu cantitatile comandate de catre clienti. Disponibilul, calculat ca si diferenta intre stocul fizic si cantitatea rezervata, ne arata ca unele articole le putam livra din stoc( disponibil>=0 ), iar pentru altele trebuie sa ne aproviziom de la furnizori ( disponibil<0 ).

• Calculul stocului previzional. Stocul de siguranta ( sau aprovizionare). Calculul necesarului. Comenzile catre furnizor

Pentru a intelege mai bine termenii de mai jos este necesar sa avem in sistem o comanda catre furnizor neinchisa inca ( "marfa pe drum" )

Presupunem ca am trimis deja la furnizor urmatoarea comanda si asteptam sa vina marfa :

Situatia stocurilor in acest moment este cea de mai jos:

Dupa cum se vede cantitatile comandate catre furnizor apar pe coloana de "COMANDAT".

Stocul previzional este stocul care ar ramne in depozit daca ar veni toata marfa de la furnizori si am onora toate comenzile catre clienti.

Stocul previzional negativ arata ce marfa este in mod obligatoriu de comandat catre furnizori astfel incat toate comenzile clientilor sa fie satisfacute. In cazul in care se lucreaza cu distributie de utilaje scumpe sau unicate stocul previzional poate fi asociat necesarului de comandat.

Daca dorim, ca dupa ce onoram comenzile tuturor clientilor, sa mai ramna pe stoc o anumita cantitate ( stoc de siguranta ), necesarul se calculeaza ca si diferenta intre stocul de siguranta si stocul previzional. Calculul necesarului este accesibil direct din comanda catre furnizor, care poate fi emisa ( eventual cu corectii manuale ) automat. Pentru a putea genera automat comenzile, in definirea articolului trebuie sa existe campuri de incadrare in grupe, clase etc.. functie de care sa se poata face selectia pe un anumit furnizor ( ex. clasa Phillips este asignata furnizorului Phillips Romania).

In acest caz comanda catre furnizor va arata astfel :

Iar situatia necesarului astfel ( se observa ca necesarul a devenit 0 ) :

• Inchiderea comenzilor de la furnizor prin receptii

In momentul primirii marfurilor de la furnizori se opereaza receptia prin preluarea automata ( cu eventuale corectii ), a comenzilor emise anterior. Este importanta inchiderea comenzii prin receptie pentru a nu denatura viitoare comenzi. In cazul nostru in partea de sus avem cantitatile comandate catre furnizor, iar in partea de jos antitatil venite efectiv ( este posibil sa nu vina in totalitate )

Receptia generata automat arata astfel :

, iar situatia stocului este :

Stocul fizic a crescut cu cantitatile de pe receptie iar coloana "COMANDAT" a devenit zero in urma inchiderii comenzilor.

Inchiderea comenzilor catre clienti este similara ca si procedura cu cea de la furnizori, si va conduce in final la generarea facturilor.

In urma inchiderii complete a comenzilor situatia stocurilor va arata astfel :

Se vede ca stocul este mai mare sau egal cu stocul de siguranta.