Gestionarea activitatii de distributie bazata pe comenzi, cu rezervare stricta

Comenzile de la clienti rezerva din stocul disponibil chiar in momentul intoducerii. Daca nu exista stoc, se rezerva fie dintr-o comanda catre furnizor ( "marfa pe drum" ), fie se adauga o comanda interna.

• Descrierea activitatii de distributie bazata pe comenzi
• Comenzi de la client. Rezervarea de pe stoc, din "marfa pe drum ",  sau emiterea unei comenzi interne
• Necesarul de aprovizionat. Comenzile catre furnizor
• Inchiderea comenzilor de la furnizor prin receptii. Transferarea rezervarii asupra stocului.
• Facturarea / avizarea comenzilor. Anularea rezervarii

Descrierea activitatii de distributie bazata pe comenzi, cu rezervare stricta

Aceasta activitate trebuie sa asigure preluarea comenzilor de la clienti si rezervarea articlolelor imediat. Articolele pot fi rezervate de pe stoc, din comenzi emise catre furnizor si nesosite inca ( "marfa pe drum" ). Daca nu exista nici pe stoc nici "pe drum", atunci sistemul emite o comanda interna ce va putea fi preluata pe o comanda catre un furnizor. Rezervarea pe o comanda va fi transformata in rezervare de pe stoc in momentul intocmirii receptiei pentru aceea comanda.

Definirea termenilor :

Stoc fizic  = stocul aflat efectiv in depozit

Rezervat = Cantitatea de produse rezervata din stocul fizic

Disponibil = Stoc fizic - Rezervat , adica cantitatea care poate fi facturata direct ( fara sa fi avut o comanda la baza )

Comanda furnizori = Cantitatile de produse ce au fost comandate deja catre furnizori, dar nu au sosit inca.

Stoc previzional = Disponibil + Comanda furnizori, este stocul care ar ramne in depozit daca toate comenzile de la clienti si catre furnizori ar fi inchise.

Stoc de siguranta = Stocul care ar trebui sa ramna in depozit, daca toate comenzile de la clienti si catre furnizori ar fi inchise.

Necesar = 0 daca  Stoc previzional>Stoc de siguranta (este deja comandat suficient) sau Stoc de siguranta-Stoc previzional astfel incat stocul sa fie completat pana la Stocul de siguranta

Pentru descrierea mecanismului pornim de la urmatoarea situatie a stocului :

Avem zece monitoare pe stoc, si mai sunt comandate inca sapte la furnizor. Presupunem acum ca primim o comanda ferma de 30 de monitoare de la un client. In acest caz rezervam 10 monitoare de pe stoc, sapte monitoare din comanda de la furnizor nesosita inca, si pentru cele 13 monitoare ramase trebuie sa lansam o comanda interna. Pe baza acestei comenzi interne ( si a altora ) se va emite o noua comanda catre furnizor. Introducerea comenzii se face in modulul de "COMENZI CLIENTI", adaugandu-se acest articol cu cantitatea comandata, adica 30 de bucati. Programul va deschide o fereastra in care vom explicita modul de rezervare :

Sa vedem in ce mod arata situatia stocului dupa preluarea acestei comenzi de la client :

Asa dupa cum se vede, stocul fizic a fost rezervat in intregime, de asemenea s-au rezervat toate cele sapte bucati din comanda catre furnizor, ramanad de rezervat 13 bucati. In momentul cand comanda de furnizor va fi legata de o intrare, rezervarea din comanda va fi transformata automat in rezervare de pe stoc. Adaugam o factura primita, prin care inchidem comanda de la furnizor. In urma acestei operatiuni situatia stocului va fi urmatoarea :

Cele sapte unitati din comanda de furnizor au marit stocul fizic, iar rezervarea de pe  comanda s-a transformat in comanda pe stoc.

In continuare emitem o comanda catre furnizor pentru celelalte unitati. Pentru a calcula necesarul de comandat se pot tine cont de multe elemente ( stoc de siguranta, discount-uri acordate pe volum, costuri de transport si/ sau depozitare etc...). Un calcul simplu de necesar ar fi urmatorul :

necesar = Suma (comenzi interne)  + Stoc de siguranta - Disponibil;  adica daca toate comenzile vor fi inchise , pe stoc sa ramanem cu stocul de siguranta.

In exemplul nostru presupunem ca stocul de siguranta este sapte, deci vom comanda 20 de unitati. Situatia stocului va arata astfel :

Dupa cum se vede cele 13 unitati ce ramasesera de comandat, au fost rezervate din noua comanda emisa catre furnizor. La inchiderea comenzii prin receptie, cele 13 unitati vor fi rezervate de pe stoc, diferenta de sapte vor ramane ca si stoc disponibil.

In acest moment comanda de la client poate fi inchisa prin facturare. Facturarea diminueaza stocul si anuleaza rezervarea de pe stoc:

In practica apar multe alte probleme legate de aceasta metoda cum ar fi : transferarea rezervarii la emiterea unui bon de transfer. Anularea rezervarii de pe stoc in momentul cand marfa a ajuns intr-o gestiune ce a comandat-o pentru stoc. De aceea, implementarea acestei metode se face in urma analizei fluxului specific fiecarei intreprinderi.