Acest modul este creat pentru a gestiona comenzile de productie si service. Se pleaca de la inregistrarea cererii de oferta de la client, se continua cu ofertarea ( inclusiv antecalcul ), apoi cu preluarea comenzii ferme, rezervarea articolelor necesare, comandare catre furnizor a celor ce nu exista pe stoc ( calcul de necesar ), receptionarea articloelor de la furnizor, si se termina cu emiterea de bonuri de consum, intocmirea procesului verbal de punere in functiune si emiterea facturii finale.

Intreg acest flux este monitorizat de catre sistem si consemnat intr-o baza de date de tranzactii si actiuni efectuate.

De asemenea, accesul la anumite opratiuni si/ sau acte este posibil doar in limita drepturilor acordate diversilor utilizatori.

Acest modul interactioneaza cu modulul ce asigura politicile de pret, precum si cu cel de gestiune a stocurilor si a rezervarilor.

Etapele ce trebuie parcurse pentru preluarea si finalizarea unei comenzi de productie- service :

 I. Preluarea cererii de oferta si generare unei comenzi de productie- service. Alocarea unui responsabil

2. Preluarea comenzii de catre responsabil si intocmirea ofertei

3. Alocarea unui cod de lucrare ( si de colectare ) pentru comanda acceptata

4. Intocmirea comenzilor pentru articole. Rezervarea de pe stoc, dintr-o comanda furnizor aflata "pe drum" sau creerea unei comenzi interne ( ptr.  calculul de necesar )

5. Adaugarea bonurilor efective de consum. Postcalculul

6. Punerea in functiune. Completarea procesului verbal si legarea de comanda de productie-service

7. Facturarea comenzii de productie-service

I. Preluarea cererii de oferta si generare unei comenzi de productie- service. Alocarea unui responsabil

Se preia cererea de oferta ( telefonic, fax, internet, direct ) de la beneficiar, si se introduc primele date in ea : clientul, departamentul care se va ocupa de rezolvarea ei.

Detaliile despre cerere pot fi completate direct, sau cu functia "Paste", cu buton dreapta de mouse.

Pe baza unei cereri de oferta se pot lansa mai multe comenzi de productie-service, dar poate exista si cazul cand mai multe cereri de oferta produc o singura comanda. Daca comanda de productie-service nu a fost creeata de alta cerere de oferta, ea se adauga folosind primul buton de deasupra tabelului. Daca comanda de productie- service, a fost creeata de catre o alte cerere de oferta, ea se alege din lista cu butonul "Leaga de o comanda existenta".

In momentul adaugarii unei comenzi de productie-service se aloca un responsabil, precum si punctul de lucru care va executa comanda.

Comanda va trece in starea de "Alocata".

2. Preluarea comenzii de catre responsabil si intocmirea ofertei

Responsabilul va prelua comanda de productie-service si va trece la efectuarea antecalcului, in vederea ofertarii catre client. El va stabili articolele necasare precum si manoperele. Acestea pot fi preluate de pe retetare ( daca este cazul ) in functie de tipul lucrarii.

Acest lucru se realizeaza prin selectarea Tipului de act : "Oferte" si apasarea butonului de "Adauga".

Dupa completarea antetului ofertei se da OK si se intra in fereastra in care se vor adauga materialele ofertate.

Articolele pot fi introduse unul cate unul cu butonul "Adauga", sau pot fi alese din retetar cu comanda "Preia articole din reteta".

Preturile materialelor vor veni din politica de pret stabilita ( vezi Politici de preturi), sau pot fi introduse manual in lei sau valuta:

Dupa ce se adauga toate articolele comanda de productie-service va arata cam asa :

Dupa intocmirea ofertei aceasta se transmite catre beneficiar. Comanda trece in starea ofertata prin adaugarea unei actiuni cu clasa "Ofertata".

3. Alocarea unui cod de lucrare ( si de colectare ) pentru comanda acceptata

Clientul poate sa refuze sau sa accepte aceasta oferta. Refuzarea ofertei se consemneaza in sistem prin adaugarea unei actiuni cu clasa "Refuzata" si adaugarea motivelor refuzului. Comanda trece in starea "Refuzata".

Daca beneficiarul revine asupra optiunii si accepta oferta, revenirea se va face prin introducerea unei actiuni ce are clasa "Anulare refuzare". Comanda revine in starea "Ofertata".

Daca clientul accepta comanda ( actiune cu clasa "Comandata" ). In acest moment i se aloca un centru de colectare ( profit ), un numar unic si se completeaza atributele acestei comenzi : clasa, sectiee, cod livrabil, tip centru de colectare ( profit ), cordonator, responsabil executie.

De asemenea in acest moment se introduce si termenul de executie si valoarea acceptata.

Comanda se afla in starea "Comandata".

Practic, in acest moment pe aceasta comanda se pot "prinde" cheltuieli si venituri in orice modul din sistem, alegand centrul de colectare (profit) alocat.

4. Intocmirea comenzilor pentru articole. Rezervarea de pe stoc, dintr-o comanda furnizor aflata "pe drum" sau creerea unei comenzi interne ( necesare in calculul de necesar )

Articolele ofertate trebuie prinse intr-o comanda client. Aceasta comanda va face rezervarea articlolelor de pe stoc sau din comenzile catre furnizori aflate in derulare ( "pe drum" ). Daca nu este posibila rezervarea in acest mod atunci ele vor fi adaugate intr-o comanda interna. Aceste comenzi interne stau la baza calcului necesarului de comandat catre furnizori.

Se comuta in partea de jos a ecranului pe "felia" -> "Acte privind materialele" apoi se selecteaza actul  "Comenzi client".

Se folosesc butoanele pentru adaugarea unei noi comenzi. Dupa adaugarea antetului unei comenzi, se pot prelua articolele din oferta apasand buton dreapta de mouse si alegand optiunea "Preia din oferta".

Sistemul va deschide o fereastra in care va afisa articolelel ofertate in aceasta comanda. Alegem pe care dorim sa le preluam pe comanda apoi apasam butonul "Adauga in act":

Pentru fiecare articol ales va trebui sa stabilim de unde se face rezervarea ( din stoc, dintr-o comanda catre furnizor aflata "pe drum" sau sa se emita o comanda interna - pe baza carora o persoana autorizata va face comenzi catre furnizori )

In final comanda de productie-service va arata astfel :

Se observa ca ea a trecut in starea "In curs de aprovizionare", si va ramane asa pana cand toate articolele vor fi rezervate din stocul fizic.

Articolele rezervate din comenzile catre furnizori vor fi automat rezervate din stoc in baza receptiei de la acel furnizor. Articolele rezervate pe comanda interna vor fi rezervate automat pe comanda furnizor in momentul emiterii ei si apoi vor fi rezervate de pe stoc in momentul introducerii receptiei.

Cand toate articolele for fi rezervate de pe stoc caomanda va fi trecuta in mod automat in starea de "Aprovizionata".

Acest lucru se intampla in momentul introducerii receptiei in baza comenzilor catre furnizori.

Trecera comanzii in starea "Conditii indeplinite" se face prin adaugarea unei actiuni cu clasa "Conditii indeplinite" si adaugarea unor observatii.

Revenirea se va face prin introducerea unei actiuni ce are clasa "Anulare Conditii indeplinite". Comanda revine in starea "Aprovizionata".

5. Adaugarea bonurilor efective de consum. Postcalculul

Prin simpla adaugare a unui bon de consum, comanda de productie-service trece in starea de "Lansata in executie". Bonurile de consum vor fi completate prelundu-se articolele din comanda client, in acest fel avand si control asupra a ceea ce s-a consumat din comenzi.

Se aleg reperele ce se doresc a fi consumate, apoi se adauga in bon. Pretul pe bonul de consum este preluat din intrarea articolului. Se asemenea specificatia bonului este legata de intrare in acest fel asigurandu-se cerinta de "trasabilitate".

Dupa completarea bonurilor de consum comanda de productie- service va arata in acest fel:

6. Punerea in functiune. Completarea procesului verbal si legarea de comanda de productie-service

La adaugare procesului verbal se introduc data, numarul, responabilul, si diverse explicatii referitoare la punera in functiune. Se alege comanda de productie- service la care se refera. Prin adaugarea acestuia comanda trece automat in faza de "Finalizata"

7. Facturarea comenzii de productie-service

Dupa finalizarea comenzii mai ramane facturarea ei conform ofertei acceptate. Se pot emite mai multe facturi pentru aceeasi comanda, urmarirea si incsarea facturilor se realizeaza de sistem prin intermediul modulelor specializate. Daca valoarea facturilor depaseste valoarea acceptata, comanda va trece in starea "Facturata".

Cand toate facturile sunt incasate comanda trece automat in starea "Incasata".

Cand toate comenzile de productie - service sunt in starea "Facturata", cererea de oferta trece in starea "Realizata".