Urmarirea onorarii Comenzilor si/sau Contractelor este o activitate importanta in activitatea unei firme, deoarece de ea depinde satisfacerea clientilor.
 

Sistemul ERP dispune mecanisme puternice pentru aceasta gestionare

1. Stoc previzional

Acest mecanism furnizeaza informatii legate de stocul previzional necesare in construirea comenzilor catre furnizori.
Cantitatea necesara de comandat ( pe baza caruia se face comanda catre furnizor ) se calculeaza astfel :
Suma cantitatilor comandate de catre clienti si neonorate minus stocul previzional.
Stocul previzional se calculeaza ca si stoc actual, plus comenzile catre furnizori neinchise prin receptie ( care au fost timise catre furnizori, dar nu au sosit inca).

Generarea automatelor a actelor pe baza altor acte :

Comanda client se avizeaza (factureaza) catre client
Comanda client se duce intr-un act gen "nu se poate"
Comanda client se transforma in aviz intern de la alta gestiune ( care scade stocul )
Avizul intern de la o gestiune se transforma in nir cu aviz intern in alta gestiune
Comanda client se transforma in comanda furnizor intern sau extern
Comanda client se transforma in comanda furnizor firma din grup care se exporta intr-un format extern
Comanda furnizor se transforma in receptie
Comanda de la o firma din grup se importata dintr-un format extern

Totul se intampla la nivel de specificatie ( linie ) din act. Legatura este de tipul 1 : N , adica o linei din actul sursa poate sa se transforme in mai multe linii in acte de tipuri diferite.

Exemplu :

Pe o comanda avem 10 buc din articolul x
Din acestea se avizeaza 7 buc care existau pe stoc, iar restul de 3 se comanda la un furnizor
Ulterior pe alt aviz se factureaza si aceastea 3

In acest proces exista trei mecansime referitoare la stoc :

1. Urmarirea stocului real
2. Mecanismul de rezervare - stocul disponibil
3. Mecanismul de stoc previzional

1. Urmarirea stocului real

Stocul se gestioneaza analitic pe fiecare articol si gestiune in parte. Acest mecanism are rolul de a asigura cunoasterea in fiecare moment a stocului atat din punct de vedere cantitativ cat si valoric
Actele care modifica stocul sunt :
Inventarul initial
Receptia interna
Receptia externa ( Factura primita interna sau externa )
Receptia de la o firma din grup
Avizul emis extern
Avizul emis intern
Avizul emis catre o firma din grup
Factura emisa ( daca este cazul )
Diferentele de inventar
Consumuri proprii

2. Mecanismul de rezervare asigura gestionarea stocului disponibil, prin rezervarea anumitor cantitati. In fapt stocul disponibil poate fi negativ in cazul in care se hotareste comandarea respectivelor articole catre furnizori sau alte gestiuni. Functie de drepturi se vor prelua comenzi daca nu exista disponibil. Pentru anumiti operatori disponibilul negativ va fi afisat ca fiind 0.

Stocul disponibil = Stoc scriptic - Cantitatea rezervata

Actele care afecteaza stocul disponibil sunt :
Comenzile de la client ( Cantitatea rezervata=Cantitatea rezervata+Cant.comandata )
Avizele sau facturile care inchid comenzile ce au facut o rezervare ( Cantitatea rezervata=Cantitatea rezervata-Cant.comandata )

3. Mecanismul de stoc previzional trebuie sa asigure in primul rand gestionarea corecta a comenzilor catre furnizori. Cu ajutorul lui se calculeaza necesarul de comandat.

Modalitatea de calcul :

Stoc previzional = Stoc + Comenzi catre furnizori emise ( neinchise prin receptie )
Necesar de comandat = Comenzi clienti neonorate ( neinchise prin avizare sau facturare ) - Stoc_previzional

Pentru o functionare corecta atat comenzile de la client cat si cele catre furnizori trebuie inchise prin acte ce afecteaza stocul real.